Das Thema Digitalisierung ist aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Deutschland hat bislang keine Führungsposition in diesem Segment, aber immer mehr Unternehmen setzen dennoch auf digitale Möglichkeiten. Das hat Vorteile für sämtliche Bereiche des Betriebs, insbesondere wenn es um den Rechnungsworkflow und die Abwicklung von Aufträgen geht. Dabei sind neue Technologien leichter zu integrieren als gedacht.
Digitale Dokumente sparen viel Zeit und erhöhen die Flexibilität
Der Rechnungs- und Auftragsversand mit der Post ist aufwendig, teuer und dauert lange. Das fängt bei ausgehenden Rechnungen an Kunden an und endet bei der monatlichen Gehaltsabrechnung für die Mitarbeiter. In diesem Bereich ist die Digitalisierung ein essentielles Instrument, um den gesamten Prozess zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.
Hektisches in der Akte suchen, um einen wichtigen Beleg wiederzufinden? Solche Szenarien gehören der Vergangenheit an, denn digital lassen sich die entsprechenden Dokumente jederzeit aufrufen. Dabei spielt es keine Rolle, wo sich der Bearbeiter gerade befindet. Über Cloudlösungen können auch Mitarbeiter im Homeoffice auf alle wichtigen Papiere zugreifen.
Sämtliche Aufträge und Rechnungen digital zu erstellen, erleichtert den Workflow. Alle Werte können automatisch erfasst werden, was das Personal deutlich entlastet. Es kommt hinzu, dass digitale Möglichkeiten weniger fehleranfällig sind und sich damit lästige Korrekturschleifen erübrigen. Das entlastete Personal kann in anderen Bereichen eingesetzt werden, was den Workflow des Unternehmens vorantreibt.
Geringere Kosten durch die Integration digitaler Bearbeitungsprogramme
Rund 95 % der deutschen Bevölkerung agiert online, die Geschäftswelt zieht nun immer stärker nach. Es ist mittlerweile kein Geheimnis mehr, dass die Digitalisierung nicht nur Zeit, sondern auch Geld spart. Allein für die Aktendokumentation braucht es meist einen oder mehrere Mitarbeiter, die monatlich bezahlt werden müssen. Hinzu kommt, dass der Rechnungsversand per Post zusätzliche Gebühren veranschlagt. Diese können in der Regel nicht auf den Empfänger umgelegt werden, die Finanzierung erfolgt über das Unternehmen.
Liegt die komplette Dokumentation digital vor, lassen sich Rechnungen, Auftragsbestätigung und alle anderen Kundendokumente per Internet versenden oder in der Cloud zum Abruf ablegen. Die Preise hierfür sind deutlich günstiger als der Postversand, zudem wird durch den Verzicht auf Papier auch noch etwas für den Umweltschutz getan.
Wer seine Kunden nicht völlig vor vollendete Tatsachen stellen möchte, kann den Rechnungsversand auf Wunsch anbieten. Große Telefongesellschaften agieren beispielsweise so. Sie bieten kostenfreie Zustellung per E-Mail an und optionalen Postversand, der dann vom Empfänger selbst getragen werden muss.
Einstieg in die Digitalisierung – nicht so komplex wie gedacht
Die Vorteile liegen klar auf der Hand, aber wie funktioniert die Digitalisierung für unerfahrene Unternehmen? Zunächst einmal müssen die vorhandenen Ressourcen (Papierdokumente) eingescannt und digitalisiert werden. Verschiedene Dienstleister stehen hierfür zur Verfügung, auch die Nutzung von Tools ist möglich. Dank automatisierter Prozesse lässt sich die Arbeit erleichtern, sodass der erste Schritt in Richtung digitale Abrechnung und Auftragsverwaltung schnell erledigt ist.
Es ist beispielsweise möglich, Rechnungsdaten automatisch zu erkennen und an die Buchhaltung zu übermitteln. Das erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern verringert einmal mehr die Fehleranfälligkeit. Für neue Gründer ist auch die Erstellung von Angeboten ein wichtiges Thema, auch hier gibt es entsprechende digitale Lösungsansätze!
Um Dokumente zu kennzeichnen, ist eine elektronische Signatur erforderlich. Sie dient als Ersatz für die handschriftliche Unterschrift und macht es möglich, Dokumente rechtssicher zu erstellen. Für Sicherheit sorgt in diesem Bereich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, sodass von außen niemand Zugriff auf die Unterschrift hat.
Wichtig für Neueinsteiger: Um effektiv zu digitalisieren, müssen im Unternehmen alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Bis heute haben viele Angestellte Angst vor der Digitalisierung, auf sie muss eingegangen werden. Schulungen und Informationen erleichtern den Umstieg und sorgen so auch für mehr Sicherheit. Denn klar ist – sensible Daten brauchen Schutz!
Fazit: Rechtssichere Digitalisierung führt Unternehmen fokusorientiert in die Zukunft
Mit dem Schritt in die digitale Welt gehen Unternehmen heute der Zukunft entgegen. Ob Handwerksbetrieb oder Versicherung – nicht nur die Mitarbeiter profitieren von vereinfachten Arbeitsprozessen. Auch für die Kunden ergeben sich erhebliche Vorteile. Sie haben permanent Zugriff auf ihre Rechnungen und können diese problemlos online begleichen. Je nach integrierter Zahlungsmethode ist das sogar in Echtzeit möglich.
Damit ergibt sich für beide Seiten ein Vorteil. Rechnungen geraten nicht mehr so oft in Vergessenheit und die Anzahl der Mahnungen kann reduziert werden.
Entscheidend ist, dass auf Faktoren wie Datensicherheit und Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben geachtet wird. In Deutschland gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Hier sind alle Bedingungen zur Aufbewahrung und Archivierung von Geschäftsunterlagen enthalten.
Einmal umgesetzt, können digitalisierte Betriebe von einer gesteigerten Effizienz und reduzierten Kosten profitieren. Dank Prozessoptimierung werden personelle Ressourcen frei, die den Workflow im Unternehmen befeuern können. Heute kommt ohnehin kein zukunftsorientierter Betrieb mehr um das Thema herum, daher lieber gleich anfangen.