Finanzen

Neun Gründe, warum eine professionelle Angebotserstellung wichtig ist

Vor allem Gründer verzichten gern darauf, Angebote zu versenden. Die Konditionen werden per Mail oder gar mündlich besprochen. Dabei gibt es eine Vielzahl von Gründen, ein professionelles Angebot zu erstellen. Einer davon ist ganz klar die rechtliche Absicherung.

Über das Angebot wird die Grundlage für eine Warenübergabe oder eine Dienstleistung gelegt. Es ist sozusagen der erst Schritt in anstehenden Vertragsverhandlungen. Darüber hinaus bietet das Angebot Dir eine Plattform, Dich und Dein Unternehmen professionell zu präsentieren – was das Angebot in ein erstklassiges Marketingtool verwandelt.

Im Folgenden neun Gründe, warum Du nicht darauf verzichten solltest, Angebote auszustellen.

1 – Preise und Honorare ermitteln

Bist Du frisch im Business? Dann ist die Angebotserstellung wahrscheinlich kein leichtes Unterfangen für Dich. Welche Kosten kannst Du berechnen, ohne den potenziellen Kunden abzuschrecken? Gleichzeitig möchtest Du sicherstellen, einen fairen Preis für Deine Waren oder Deine Leistung zu erhalten. Auch die Frage nach Deiner Platzierung im gewünschten Preissegment wird hier adressiert.

Das Angebot adressiert darüber hinaus auch andere Bereiche:

  • Zahlungskonditionen
  • Auftragskonditionen
  • Realistischer Zeitplan

Ohne die notwendige Erfahrung in Deiner Branche ist es kaum möglich, diese Punkte sinnvoll und zu Deinem besten Nutzen zu benennen. Es wird zu Anfang unvermeidbar sein, dass Du ein paar klassische Fehler begehst. Ist das Angebot zu hoch angesetzt, wirst Du den Auftrag wahrscheinlich verlieren. Ist es zu niedrig angesetzt, fährst Du vielleicht sogar Verluste ein.

Nun aber vor der Angebotserstellung zurückzuschrecken, weil ja vielleicht einiges schiefgehen könnte, das ist nicht die passende Antwort. Es ist wichtig, aus den eigenen Fehlern zu lernen – und dafür musst Du sie erst mal machen.

Ein klarer Vorteil der Angebotserstellung ist es auch, dass Du nicht darum herumkommst, Dich im Detail mit dem anstehenden Auftrag zu beschäftigen:

  • Wie groß ist der Aufwand?
  • Welche Kosten verursacht Dir der Auftrag?
  • Wie lange wird die Bearbeitung/Lieferung dauern?
  • Werden zusätzliche Mitarbeiter benötigt?
  • Hast Du aktuell die Kapazitäten?

Solltest Du in einigen Punkten wirklich total daneben liegen, dann kannst Du anschließend herausfinden, wo Deine Kalkulationsfehler lagen. So ist das nächste Angebot besser aufgestellt.

2 – Kundenvertrauen gewinnen

Nutze das Angebot, um Dich Deinen potenziellen Kunden im rechten Licht zu präsentieren. Die Abwicklung der Angebotserstellung gibt Aufschluss darüber, wie Du Dich im Geschäftsalltag bewährst. Ist das Angebot professionell erstellt? Sind alle relevanten Details vorhanden? Sind mögliche Alternativen erklärt? Je besser die Informationen auf die Waren oder Dienstleistungen und die Kundenanfrage zugeschnitten sind, umso besser fühlt sich der Kunde von Anfang an bei Dir aufgehoben.

Auch die formale Präsentation spielt eine Rolle:

  • Formulierungen
  • Rechtschreibung
  • Design

Es ist also empfehlenswert, dass Du Dir für die Angebotserstellung ausreichend Zeit nimmst. Nicht einfach lieblos ein paar Fakten in ein Word-Dokument quetschen und auf das Beste hoffen.

3 – Angebot als Verkaufstool

Richtig angewendet, ist ein Angebot ein erstklassiger Weg, das eigene Marketing zu perfektionieren. Denn ein gutes Angebot hilft dem Kunden dabei, eine Kaufentscheidung zu treffen oder einen Auftrag zu erteilen. Entsprechend enthält ein vollständiges Angebot alle relevanten Informationen:

  • Preis/Honorar
  • Lieferbedingungen
  • Zahlungsbedingungen

Das Angebot sollte darüber hinaus die Vorteile mit Bezug auf den individuellen Kundenbedarf nennen. Nicht einfach nur die Waren und Produkte vorstellen – auch den konkreten Nutzen für den Kunden ermitteln.

Die Anfrage nach einem Angebot erlaubt es Dir also, einen strategisch wertvollen Dialog mit dem Kunden zu beginnen.

Tipp

Hier ist es leicht, in eine Eigen-Schwärmerei abzurutschen. Das Angebot muss die besten Punkte für den Kunden adressieren. Nicht einfach das allgemein beste Produkt nennen oder eine lange Liste mit erfolgreichen Projekten bekannt geben. Der Kunde muss sich angesprochen fühlen.

4 – Ein persönliches Gespräch führen

Generische Angebotserstellungen beginnen oft mit einer allgemeinen Floskel und dann einer Reihe von Artikelnummern. Kommt dann auch noch das eine oder Fachwort in den Mix, ist der Kunde schnell verloren.

Es ist davon auszugehen, dass Dein Angebot nicht das einzige ist, das er auf dem Tisch hat. Besonders Privatkunden bevorzugen es, ein Angebot zu lesen, dass auf lange juristische Formulierungen und Fachbegriffe verzichtet. Eine reine Ansammlung von Daten und Fakten verschwindet schnell im Mülleimer.

Gehe allerdings nicht davon aus, dass Geschäftskunden einen vorgefertigten Schein mit jeder Menge Fakten bevorzugen. Auch hier ist eine individuelle, persönliche Ansprache sehr willkommen. Ist diese elegant mit harten Fakten durchsetzt, ist das Angebot gut aufgestellt.

Eine kühle Einleitung im Stil von “Sehr geehrte Frau Mustermann, ich kontaktiere Sie bezüglich Ihrer Anfrage zu einem Angebot zum Artikel. 25684/454….“ wirkt wenig originell. Es kann von Vorteil sein, den Kontaktpunkt für die Angebotsanfrage einzubinden:

„ Sehr geehrte Frau Mustermann,

ich bedanke mich für das interessante Telefongespräch bezüglich Ihrer Angebotsanfrage. Ich verstehe, dass Ihnen ein frühestmöglicher Liefertermin besonders wichtig ist. Um dies sicherstellen zu können, habe ich mich bereits mit unserem Logistikmanager in Verbindung gesetzt. Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass die Lieferung zum gewünschten Termin möglich ist.“

So stellst Du sofort einen konkreten Bezug zum Kunden her. Du adressierst auch direkt individuelle Probleme, die durch die Konkurrenz wahrscheinlich nicht als Priorität herausgearbeitet werden. Faktoren wie eine termingerechte Lieferung oder eine internationale Lieferung sind für Kunden ebenso wichtig wie der Preis.

Hier musst Du im Laufe der Zeit ein Gespür dafür entwickeln, was dem Kunden wirklich am Herzen liegt.

5 – Du verstehst Deine Kunden

Lang vorbei sind die Zeiten, in denen lediglich der Preis der entscheidende Faktor für eine Auftragsvergabe ist. Im privaten Rahmen ist dies besonders deutlich zu spüren. Immer mehr Kunden bevorzugen Firmen, die in der Lage sind, die individuellen Bedürfnisse zu verstehen.

Liegt dem Kunden zum Beispiel die Umwelt besonders am Herzen, sind umweltfreundliche Produkte und nachhaltige Produktionswege ein echtes Verkaufsargument. Auch Bereiche wie Fair Trade sind nicht zu unterschätzen. Der Konsumtrend geht vor allem in den gehobenen Preiskategorien immer weiter weg von Quantität. Die Qualität von Waren und Dienstleistungen steht im Mittelpunkt.

Auch das B2B-Geschäft verlagert sich langsam, aber sicher in eine neue Richtung. Start-ups aller Branchen fokussieren sich darauf, mit gleichdenkenden Geschäftspartnern den eigenen Aufstieg zu planen.

Nicht vergessen!

Eine fruchtbare Geschäftspartnerschaft ist für beide Seiten profitabel. Als Dienstleister bist Du kein Bittsteller. Deine Kunden profitieren davon, wenn Du gute Leistungen bringst.

6 – Angebote für das Up-Selling nutzen

Der Kunde wünscht ein Angebot für 500 Wareneinheiten?  Dann leg doch gleich noch ein Angebot für 1000 und 3000 Einheiten bei! Biete Vorteilspreise für erhöhte Quantitäten. Eine solche Initiative beweist, dass Du mitdenkst und dass Du flexibel bist. Der Kunde sieht sofort, dass er bei Bedarf mit Dir verhandeln kann.

Die Angebotsalternativen erlauben es dem Kunden, das gewünschte Preis-Leistungs-Verhältnis zu sichern. Er sieht auch sofort, dass Du in der Lage bist, hohe Auftragsvolumen anzunehmen. Dies ist vor allem dann relevant, wenn der Kunde sich mit seinem Business im Wachstum befindet und in Zukunft größere Auftragsmengen zu vergeben hat.

7 – Angebote generieren neue Aufträge

Eine Angebotserstellung ist nicht darauf begrenzt, lediglich für das angefragte Produkt Preise und Möglichkeiten zu nennen. Über das Tool des Cross-Sellings kannst Du zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen vorstellen, die für den Kunden interessant sein könnten.

Es geht hier nicht darum, einfach weitere, gute Angebote aus dem eigenen Sortiment zu nennen. Erneut muss der Kundennutzen bedacht werden. Sonderangebote sind zwar schön und gut, aber wenn diese wenig mit dem aktuellen Bedarf des Kunden zu tun haben, sind sie nicht für ihn interessant.

Ist der Kunde also auf der Suche nach einem Lunch-Catering für eine Nachmittagsveranstaltung mit 500 Personen, dann bietet es sich an, auf die Möglichkeit von Fingerfood-Starters für die Wartezeit hinzuweisen. Eine Liste mit Dinneroptionen oder einem Frühstücksbuffet ist jedoch weniger hilfreich.

8 – Schriftliches Angebot bleibt in Erinnerung

Einer der offensichtlichsten Vorteile der Angebotserstellung ist die Tatsache, dass ein Schriftstück gut in Erinnerung bleibt. Das Angebot kann darüber hinaus während der Vertragsverhandlungen immer wieder herangezogen werden. Allgemeine Rahmenbedingungen wie Liefertermine oder Stückmengen sind in dem Angebot bereits benannt. Man muss keine Zeit damit verschwenden, diese Punkte erneut aufzurollen.

9 – Angebot bietet juristische Absicherung

Ein umfangreiches Angebot umfasst alle wichtigen Vertragsinformationen. Wird das Angebot in der bestehenden Form akzeptiert, wird der Vertrag auf dieser Grundlage aufgebaut. Kommt es dann also zu Streitigkeiten mit Kunden und Geschäftspartnern, ist ein schriftlicher Beweis vorliegend.

Da Vertragsstreitigkeiten im Ernstfall auch vor Gericht landen können, ist ein Schriftstück natürlich immer die bessere Option für die Beweisführung. Wurden die Vertragsgrundlagen lediglich am Telefon oder in einem persönlichen Treffen vereinbart, steht Dein Wort gegen das des Gegners. Die schriftliche Dokumentation des Angebotes ist daher eine wichtige juristische Absicherung für Dich und Deinen Kunden.

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