Finanzen

Vereinfachung von Arbeitsprozessen durch eine Excel Integration in SAP

Die Arbeitswelt verändert sich und hat sich verändert. Das hat zur Folge, dass wir unsere Arbeitsprozesse immer wieder anpassen müssen. Mit der Einführung neuer Technologien und mehr digitalen Lösungen werden die Aufgaben, an denen Mitarbeiter beteiligt sind, immer vielfältiger. In diesem Blogartikel möchten wir diesen Trend anhand eines Beispiels verdeutlichen, bei dem SAP und Microsoft Excel helfen können, selbst komplexe administrative Prozesse zu vereinfachen. Eine SAP Excel Integration vereinfach das Zusammenspiel dieser beiden Tools enorm.

SAP ist eine professionelle Unternehmenssoftware-Suite, die neben der Buchhaltungssoftware SAP ERP auch eine Vielzahl anderer Anwendungen zur Automatisierung bestimmter Geschäftsprozesse umfasst. Einige Beispiele sind Sales & Distribution (SD), Materialbedarfsplanung (MRP) und Enterprise Resource Planning (ERP). SAP kann über ein reines Software-Abonnement oder über eine Software-plus-Hardware-Option bezogen werden. SAP ERP wird vor allem in der Fertigung und Verwaltung eingesetzt, obwohl es auch viele andere Branchen gibt, die es nutzen.

ERP gibt Verwaltungen die Möglichkeit, alle Prozesse, die mit ihrem Geschäft zusammenhängen, zu verfolgen, sowie die Fähigkeit, diese Prozesse in Datenbanken zu integrieren, in denen die Daten über Visualisierungsmodule (z. B. Grafiken und Balkendiagramme) zugänglich sind. Das Ergebnis ist ein Überblick über alle Kosten, die mit den Waren zusammenhängen – nicht nur die, die mit der Herstellung zusammenhängen, sondern auch die Marketingkosten. Weitere Funktionen, die ERP bietet, sind die Planung, Überwachung und Steuerung sowie die Kontrolle des Cashflows mit Produkten auf Bestellung.



In einem Unternehmen, das SAP ERP einsetzt, müssen die Mitarbeiter den ganzen Tag über auf mehrere Anwendungen zugreifen. Das bedeutet, dass sie ständig mehr als eine Anwendung gleichzeitig bedienen. Das kann es für einen Mitarbeiter schwierig machen, auch nur die einfachsten Aufgaben zu erledigen, besonders wenn er sich Informationen merken und abrufen muss.

Mit Excel als Lösung kann jedem Mitarbeiter eine personalisierte Excel-Tabelle mit Informationen über alle Prozesse, auf die er für seine Arbeit zugreifen muss, zur Verfügung gestellt werden. Jedes Tabellenblatt würde separate Blätter mit Details zu Aufgaben im Zusammenhang mit dem Einkauf, dem Verkauf sowie der Angebots-/Bedarfsplanung (z. B. die bestellten Produkte) enthalten. Die Mitarbeiter können dann die für ihre Aufgaben erforderlichen Daten in die Tabellenkalkulation eingeben, um nicht nur den Überblick über ihre Aktivitäten zu behalten, sondern auch jederzeit auf Informationen zugreifen zu können. Sie können diese Informationen und Daten weiter nutzen, um die Arbeitsabläufe so anzupassen, dass sie effizienter sind.

Dieser Ansatz macht Arbeitsprozesse effizienter, indem er die Notwendigkeit mehrerer Anwendungen, Computersoftware oder komplexer Ablagesysteme eliminiert – die alle schwierig zu verwalten, zu bedienen und zu pflegen sein können. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine große Anzahl von Mitarbeitern haben, die regelmäßig auf dieselben Informationen zugreifen müssen und wissen müssen, wo sich die einzelnen Informationen in all den verschiedenen Anwendungen befinden, damit sie sie schnell finden können.

In Kombination mit anderen Anwendungen ist es mit Excel auch einfacher, den Überblick über Informationen zu behalten, und die Dateneingabe geht schneller als von Hand. Die Mitarbeiter können auch eine Übersicht über alle Aufgaben erstellen, die sie in einem bestimmten Zeitraum erledigen, mit einer Übersicht über alle Fortschritte, die sie bisher gemacht haben. Das ist viel schneller und einfacher als mit den SAP-ERP-Modulen, die das zwar können, aber nur für einen ganz bestimmten Prozess.



Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass der Prozess zur Vereinfachung von Arbeitsprozessen auf unterschiedliche Art und Weise durchgeführt werden kann. In diesem konkreten Fall war es zum Beispiel eine Kombination aus SAP und Microsoft Excel. Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie diese Technologien helfen können, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

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