Wenn Sie noch nie ein Arbeitszeugnis für einen Ihrer Mitarbeiter geschrieben haben, stehen Sie vermutlich zunächst vor einer Herausforderung. Denn es gibt hierbei einige Dinge zu beachten. Nicht selten kommt es vor, dass Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis vom Arbeitgeber abändern lassen möchten, wenn es nicht der üblichen Form entspricht. Diesen Mehraufwand können Sie sich sparen, wenn Sie vorab beachten, was in ein Arbeitszeugnis aufgenommen werden muss.
Einfaches versus qualifiziertes Arbeitszeugnis
Beachten Sie zunächst welche Art von Arbeitszeugnis Ihr Mitarbeiter angefordert hat. Handelt es sich um ein einfaches Arbeitszeugnis, dann genügt es folgende Daten zu verschriftlichen. Den Ein- und Austrittstermin des Mitarbeiters in Ihr Unternehmen, sowie die Nennung der Position, die der Mitarbeiter im Unternehmen bekleidet hat. Hat Ihr Mitarbeiter ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beantragt, ist eine ausführlichere Ausarbeitung notwendig.
Die formalen Grundlagen eines qualifizierten Arbeitszeugnisses
Stellen Sie sicher, dass Sie qualifizierte Arbeitszeugnisse nur auf Geschäftspapier ausstellen. Im Briefkopf muss der Arbeitgeber immer mit seiner vollen Firmenbezeichnung und Adresse angegeben sein. Dies gilt auch für kleine Unternehmen, die über kein explizites Firmenpapier verfügen. In diesem Fall tippen Sie die benötigten Information als Absenderadresse des Schriftstückes ab. Weiterhin muss das Schriftstück einen Betreff tragen, der deutlich macht, welchen Inhalt das Papier transportiert. Dafür eignet es sich die Betreffzeile mit „Arbeitszeugnis“ zu überschreiben. Notwendig sind außerdem die Nennung des Ausstellungsdatums und des Ausstellungsortes, der mit dem Firmensitz übereinstimmen sollte. Das Arbeitszeugnis muss von einer qualifizierten Person unterschrieben werden. Ãœblicherweise sind dies entweder der Firmeninhaber oder der Geschäftsführer. In großen Unternehmen kann unter Umständen auch ein Abteilungsleiter, der der direkte Vorgesetzte eines scheidenden Mitarbeiters ist, berechtigt sein das Arbeitszeugnis zu unterschreiben.
Was ansonsten in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aufgenommen werden muss
Nicht fehlen dürfen die persönlichen Daten des Mitarbeiters. Das sind der volle Name, das Geburtsdatum und der Geburtsort. Außerdem müssen die Art der Beschäftigung und die Beschäftigungsdauer genannt werden. Danach folgt die Tätigkeitsbeschreibung. Hier müssen Sie die Aufgaben des Mitarbeiter detailliert aufführen. Dabei ist es nicht notwendig alle Kleinstaufgaben und Routinetätigkeiten mit aufzunehmen. Allerdings dürfen die wesentlichen Aufgaben, die das Stellenprofil des Mitarbeiters ausmachten, nicht ungenannt bleiben. Auch müssen Sie darauf achten die Arbeitserfolge des Mitarbeiters aufzulisten. Nicht fehlen darf außerdem eine Leistungsbewertung. Hiermit ist nicht gemeint, dass Sie die Ausführung jeder Einzelaufgabe bewerten sollen. Es geht vielmehr um einen allgemeinen Überblick darüber, wie der Mitarbeiter sich in Ihr Unternehmen eingebracht hat. Überlegen Sie wie gut die Fähigkeiten des Mitarbeiters mit seinen Arbeitsaufgaben harmoniert haben, wie sehr er sich darum bemüht hat seine Aufgaben zu erfüllen, oder auch über das Verlangte hinaus zu arbeiten, und wie gründlich er dabei vorgegangen ist. Treffen Sie anschließend eine Aussage über das Sozialverhalten des Mitarbeiters. Dabei müssen Sie Einzelaussagen bezüglich seines Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden treffen. Außerdem muss der Austrittsgrund des Mitarbeiters aus dem Unternehmen genannt werden. Auf keinen Fall vergessen dürfen Sie eine treffende Schlussformel. Am besten danken Sie dem Mitarbeiter für seinen Einsatz. Auch sollten Sie ihm positive Wünsche für seine Zukunft mit auf den Weg geben.