Die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet Zeit- und Effizienzgewinn, die Möglichkeit gutes für die Umwelt zu tun und ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Chance den digitalen Wandel mitzugehen.
Weshalb gibt es eine Gehaltsabrechnung?
Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmer eine Gehaltsabrechnung zur Verfügung stellen. Das regelt die Gewerbeordnung (GewO) in Paragraph 108.
Dort heißt es:
„Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.“
Sie, als Arbeitgeber, müssen also stets der Verpflichtung gegenüber Ihren Arbeitnehmern, eine Entgeltabrechnung zu erstellen, nachkommen.
Darf die Abrechnung digital zur Verfügung gestellt werden?
§ 108 GewO spricht in Absatz 1 von der Textform. Diese wiederum ist in § 126b BGB geregelt und besagt, dass es sich um „eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.“
Das kann neben der klassischen „Papier-Abrechnung“ aber auch eine PDF-Datei sein. Aus rechtlicher Perspektive steht der digitalen Entgeltabrechnung nichts im Weg.
Was sind die Vor- und Nachteile der digitalen Entgeltabrechnung?
Viele Unternehmen wickeln die Lohnbuchhaltung schon heute über entsprechende Softwarelösungen, z.B. DATEV, ab. Es liegt also nahe, dass die digital erstellte Abrechnung den Arbeitnehmern auch digital zu Verfügung gestellt wird.
Vorteile sind das Sparen von Papier, was bei größeren Unternehmen ein richtiger Faktor werden kann, die Zeiteinsparung, die Abrechnungen zu verteilen oder zu versenden. Beim Versenden ist das Porto ebenfalls ein nicht zu unterschätzender Faktor. Viele Argumente, die für eine digitale Entgeltabrechnung sprechen.
Der größte Nachteil ist der Datenschutz. Nicht zuletzt die DSGVO fordert als eines der höchsten Datenschutzgüter die Vertraulichkeit von Daten. Die Datei muss definitiv verschlüsselt werden. Hier bietet sich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung an, die aus dem Alltag z.B. bei Online-Bankgeschäften bekannt ist. Fraglich ist, wie zeit- und kostenintensiv die Implementierung solcher Verfahren ist. Ein weiterer Nachteil ist die Verfügbarkeit für die Arbeitnehmer. Es muss sichergestellt sein, dass jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die Abrechnung, aufrufen, prüfen und aufbewahren kann.
Die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung wird die Papierhafte ablösen, das ist klar. Die Fragen des Datenschutzes und des Zugangs müssen geklärt werden, sind aber kein großes Hindernis, sondern nur eine kleine Hürde. Die Unternehmen tuen sich und ihren Mitarbeitern einen Gefallen, da ohnehin immer mehr digital stattfindet.