Finanzen

Rechnung erstellen: Pflichtangaben für Selbstständige

Bist Du als Gewerbetreibender gemeldet, gehört das Ausstellen von Rechnungen zu den regelmäßigen Aufgaben. Du hast heute die Möglichkeit, Rechnungen in einer schriftlichen oder digitalen Form an Deine Kunden weiterzureichen. Der Gesetzgeber hat eine Reihe von Vorgaben, die Inhalte und Form von Rechnungen betreffend. Im Folgenden haben wir für Dich alle Pflichtangaben zusammengestellt. Wir erläutern auch, was genau eine Kleinstbetragsrechnung ist und wie eine Rechnung von Kleinunternehmern auszusehen hat.

Rechnung: Definition, Nutzen, Vorlagen

Eine Rechnung dient dazu, die Lieferung von Waren und Dienstleistungen abzurechnen. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das sowohl in gedruckter Form auf Papier als auch elektronisch übermittelt werden kann. Für die elektronische Übermittlung muss der Rechnungsempfänger – Dein Kunde – jedoch sein Einverständnis geben.

Eine Rechnung kann nur dann per Fax versendet werden, wenn zwischen zwei Standard-Telefax-Geräten kommuniziert wird. Wird das Angebot vom elektronischen Fax genutzt, muss erneut die Einwilligung durch den Kunden gegeben werden.

Tipp

Für gefaxte Rechnungen (gesendet wie empfangen) bitte Kopien anfertigen, werden diese auf Thermopapier geschickt. So ist die Rechnung über die gesamte Aufbewahrungsfrist gut lesbar.

Eine einzelne Rechnung lässt sich bequem über eine Vorlage erstellen. Einfach Deine individuellen Daten eintragen und absenden. Wenn Du jedoch regelmäßig Rechnungen ausstellst, lohnt es sich, ein professionelles Buchhaltungsprogramm zu nutzen.

Rechnung schreiben – Vorbereitung

Stellst Du eine Rechnung an eine Privatperson aus, gibt es keine Fristen zu berücksichtigen. Wird die Rechnung aber an eine Firma ausgestellt, muss diese innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserhalt vorliegen.

Nach der Ausstellung der Rechnung muss diese für 10 Jahre aufbewahrt werden. Solltest Du als Gegenleistung für Deine Arbeit eine Gutschrift erhalten, kann diese als Rechnung geltend gemacht werden. Es ist nicht notwendig, eine Pro-forma-Rechnung zu erstellen.

Es ist allerdings vorteilhaft, die Bankverbindung direkt auf der Rechnung zu vermerken. Auch die Angabe eines Zahlungsziels ist hilfreich. Dies erleichtert Dir die Zuordnung von verspäteten oder ausbleibenden Zahlungseingängen.

Wenn Du darauf verzichtest, mit einem Programm zu arbeiten, solltest Du Deine Rechnungsvorlage unbedingt durch einen erfahrenen Steuerberater prüfen lassen. Dieser kann sofort ermitteln, ob die Rechnung so vom Finanzamt anerkannt wird. Denn wenn es hier zu Fehlern kommt, müssen sämtliche falsche Rechnungen nachbearbeitet werden.

Info

Viele Selbstständige haben die Fehlinformation, dass eine Rechnung nur mit einer Unterschrift gültig ist. Dies ist inkorrekt. Es ist entsprechend nicht notwendig, jede Rechnung einzeln zu drucken und zu unterzeichnen.

Wenn Du die Bewirtungskosten von einem Geschäftsessen oder einem ähnlichen Treffen als Betriebsausgaben absetzen möchtest, dann ist es notwendig, eine Rechnung für diese nachzuweisen. Es muss sich um eine maschinell erstellte Rechnung handeln. Rein elektronische Beläge sind hier nicht gültig.

Stellst Du Deine Rechnungen nach der Kleinunternehmer-Regelung aus, wird diese ohne Umsatzsteuer ausgestellt. Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag von weniger als 250 Euro können in abgewandelter Form zu den Pflichtangaben ausgestellt werden.

Was sind die Pflichtangaben auf der Rechnung?

Der Rechnungsaufbau wird über §14 des Umsatzsteuergesetzes benannt. Die folgenden Angaben müssen in jeder Rechnung vorliegen, digital oder schriftlich zugestellt:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsbringers (Deine Angaben)
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kundenangaben)
  • Steuernummer – bei Rechnungen in Deutschland und im europäischen Ausland

Wird eine Gutschrift ausgestellt, muss diese ebenfalls die Steuernummer oder die Ust-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer) des leistungsbringenden Unternehmens enthalten. Wird Dir eine Gutschrift erstellt, musst Du diese Angaben also an Deinen Kunden weiterleiten.

Ein korrektes Ausstellungsdatum beachten

Oft sind es Kleinigkeiten, die für viel Ärger mit dem Finanzamt sorgen können. So benötigt jede Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer. Diese kann aus einer beliebigen Identifikationsart zusammengesetzt sein. Wichtig ist, dass der Zahlen-Nummer-Code deutlich zu erkennen lässt, in welcher Reihenfolge die Rechnungen ausgestellt wurden. Auch eine lückenlose Dokumentation aller Rechnungen ist so möglich.

Auch das Ausstellungsdatum muss zur Rechnungsnummer passen. So kann eine inkorrekte Jahreszahl im Zusammenhang mit der fortlaufenden Rechnungsnummer schnell für eine Verwirrung sorgen.

Klar und deutlich zu benennen ist der Rechnungsgegenstand. Was wurde geliefert? Wie viel wurde geliefert. Eine handelsübliche Benennung ist dabei absolut ausreichend, sowohl für Waren als auch für Dienstleistungen.

Auch der Liefertermin oder der Termin der Leistungserbringung muss sichtbar sein. Dabei ist es ausreichend, den betreffenden Monat anzugeben. Wurde eine Abschlagszahlung vereinbart, muss der vereinbarte Zeitpunkt der verbleibenden Abschlagszahlung sichtbar sein. Dies entfällt, ist die Abschlagszahlung die letzte der Zahlungen.

Der Rechnungsbetrag ist in diesen Angaben zu verzeichnen:

  • Nettobetrag
  • Umsatzsteuer
  • Steuerbetrag (tatsächlicher Rechnungsbetrag)

Wird die Rechnung ohne eine Umsatzsteuer ausgestellt, kann dazu ein entsprechender Vermerk gemacht werden. Dies ist allerdings nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Sonderfälle – Rabatt, Skonto

Vereinbarte Rabatte müssen klar in der Rechnung genannt sein. Ein gebundener Skonto muss formuliert sein, für den Fall, dass der Kunde von der Möglichkeit einen Gebrauch macht.

Rechnungen für Werkslieferungen und Leistungen an Privatkunden innerhalb vom Bau oder Ausbau müssen durch den Leistungsempfänger für zwei Jahre aufbewahrt werden. Ein entsprechender Vermerk ist auf der Rechnung zu hinterlegen.

Die Rechnungsvorlagen nutzen

Du findest online eine Vielzahl von kostenlosen Rechnungsvorlagen. Gute Anbieter halten die Muster dabei auf den neuesten Stand. Du lädst die Vorlage einfach runter und füllst Deine individuellen Daten ein.

Leider werden die Vorlagen anschließend nicht mehr automatisch an aktuelle Gesetzesvorlagen angepasst. Benötigst Du eine Vorlage für einen Sonderfall, wie Rechnungen in das Nicht-EU-Ausland, musst Du Dich erneut informieren und eine neue Vorlage suchen.

Unbezahlte Rechnungen – was tun?

Die Korrektheit Deiner Rechnungen schützt Dich leider nicht davor, dass einige Kunden sich mit dem Begleichen von Rechnungen schwer tun. Ist die Rechnung mit einer Zahlungsfrist versehen, ist die Kontaktaufnahme zum Kunden klar definiert.

Denn einfach mal nachfragen, wann die Rechnung kommt, dass macht einfach keinen guten Eindruck. Ist aber ein Zahlungsziel von 10 Werktagen auf der Rechnung zu sehen, kannst Du Dich nach zwei Wochen beim Kunden melden, ohne dass es verzweifelt klingt.

Zum einem ist eine nette Zahlungserinnerung ein guter Weg. Oft werden Rechnungen nach einer freundlichen Mail mit der Nachfrage nach der Rechnung schnell beglichen. Eine offizielle Mahnung mit juristischer Last sollte daher die letzte Option sein, um ausstehende Rechnungen einzutreiben.

So stellen Kleinunternehmer Rechnungen aus

Fällt Deine Tätigkeit unter die Kleinunternehmerregelung, dann kannst Du auf Deinen Rechnungen die Umsatzsteuer nicht ausweisen. Denn von dieser bist Du als Kleinunternehmer befreit.

Es ist empfehlenswert, einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung zu verwenden:

„Gemäß § 19 UStG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.“

Darüber hinaus unterscheidet sich die Rechnung nicht von den genannten Kriterien.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Kleinbetragsrechnungen bis zu einer Rechnungshöhe von 250 Euro müssen seit dem 12.05.2017 lediglich die folgenden Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Ausstellungsdatum
  • Rechnungsgegenstand (Menge, Art, Umfang)
  • Rechnungsbetrag (Endgeld und Steuerlast – wenn notwendig)
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