Veranstaltungen wie Tagungen, Seminare, Kongresse und Workshops wollen akribisch vorbereitet werden. Wichtig ist, dass Sie die Planung bereits frühzeitig beginnen und im besten Fall bereits einige Monate im Vorfeld ein Konzept erarbeiten. Bei der Organisation eines Kongresses oder eines Seminars gilt es, viele Punkte zu beachten. Diese reichen vom Redner und Vortragenden über passende Themen, Zielpublikum und Zielgruppe über Location, Termin, Anfahrt bis hin zum Catering. Auch das Budget und die Kalkulation spielen eine große Rolle, ebenso wie Werbung, Sponsoren, Sicherheit und vieles mehr. An einem Kongress oder einem Seminar, welche in einem oder zwei Tagen durchgeführt werden und in wenigen Stunden wieder vorbei sind, hängt eine Menge Arbeit. Am besten arbeiten Sie sämtliche Punkte mit Hilfe einer Liste ab und verteilen auch die einzelnen Aufgaben an ein Organisations-Komitee.
Die wichtigsten Punkte, damit der Kongress oder das Seminar ein Erfolg wird
Erstellen Sie anhand der folgenden Punkte eine Liste oder Datei und arbeiten Sie danach sämtliche Punkte Schritt für Schritt ab.
Um welche Art der Veranstaltung handelt es sich? Ist es ein eintägiges oder mehrtägiges Seminar? Unter welchem Thema sollte es laufen und welcher Termin wird ins Auge gefasst?
Wie sieht es mit der Zielgruppe aus? Welche Personen bilden das Veranstaltungs-Komitee? Wer führt durch das Programm? Welche Redner und Vortragenden sind eingeplant? Haben Sie ein Back-up, falls einer der Vortragenden ausfällt? Wie setzt sich die Organisation zusammen? Wer arbeitet in welchen Bereichen mit?
Wo wird die Veranstaltung durchgeführt? Wie sieht es vor Ort aus? Müssen Sie Technik mitbringen, oder ist alles vorhanden?
Erstellen Sie eine Kalkulation. Stellen Sie die Einnahmen und Ausgaben gegenüber und suchen Sie nach möglichen Sponsoren. Vielleicht können Sie für die Veranstaltung auch Förderungen beantragen. Sehen Sie zu, dass Sie diese Anträge rechtzeitig stellen.
Legen Sie den Ablauf und das Rahmenprogramm fest. Welche VIP-Gäste müssen eingeladen werden. Benötigen Sie Blumen oder kleine Geschenke für Vortragende oder Ehrengäste?
Kongresse und Seminare richtig ausrichten – richtig bewerben
Gerade wenn Sie auf möglichst viele externe Besucher angewiesen sind ist es wichtig, dass Sie die Veranstaltung ordentlich bewerben. Überlegen Sie sich, auf welche Art der Werbung Sie zurückgreifen möchten.
Plakate und Flyer, Anzeigen in Zeitungen und Magazinen und natürlich Online-Werbung sorgen für eine gute Reichweite. Verschicken Sie Newsletter mit Informationen und nutzen Sie auch die sozialen Netzwerke, um den Kongress oder das Seminar zu bewerben.
Organisieren Sie die Unterbringung Ihrer Teilnehmer. Wählen Sie Kongresshotels in Deutschland auch so, dass dieses einfach von Gästen zu erreichen ist. Sind genug Parkmöglichkeiten vorhanden? Benötigen Sie einen Transfer vom Bahnhof oder Flughafen? Senden Sie mit den Informationen auch einen detaillierten Lageplan aus.
Organisieren Sie die Bestuhlung und lassen Sie diese auch von der Feuerpolizei abnehmen. Sind Fluchtwege markiert und werden für Großveranstaltungen Security, Feuerwehr oder Sanitäter vor Ort benötigt? Wie sieht es mit benötigten Versicherungen aus?
Organisieren Sie auch das Catering und die Verpflegung für außerhalb der Seminarzeiten. Benötigen Sie Verpflegung für die Pausen? Wie sieht es mit Mittags- und Abendessen aus? Haben die Seminarteilnehmer die Möglichkeit, Ihre Freizeit zu gestalten?
Mit all diesen Punkten kann bei der Planung des Kongresses oder des Seminars kaum etwas fehlschlagen.