Alle Unternehmer kennen die Situation: Das Zahlungsziel ist verstrichen, die selbst gesetzte Kulanzzeit auch und das Geld ist immer noch nicht auf dem Konto. Die Frage: „Wann sollte man Mahnungen verschicken?“ ist sofort präsent. Die Antwort in der Regel nicht, denn einerseits möchte man zügig sein Geld bekommen, andererseits den Kunden nicht verärgern.
Mahnungen verschicken: Zahlungsziel gestern
Gehen wir davon aus, dass Du eine Rechnung verschickt hast, die gestern hätte bezahlt werden müssen. Das Geld ist allerdings noch nicht da. In der Regel gilt: Erst einmal Ruhe bewahren. Der Kunde hat eventuell überwiesen und das Geld ist noch im Transit. Teilweise arbeiten Banken sehr gerne mehrere Tage mit Überweisungsgeldern. Jetzt eine Mahnung zu schreiben, wäre unnötiger Aufwand. Am besten planst Du immer 2-3 Tage Kulanzzeit ein.
Zahlungsziel liegt bereits mehrere Tage zurück
Im Alltag kann immer mal etwas untergehen. Eine Zahlung wird zu spät oder versehentlich gar nicht angewiesen. Urlaubszeit, Krankheitsausfälle und andere Umstände können die Buchhaltung schnell lahmlegen. Nutze diese Gelegenheit und erkundige Dich bei Deinem Kunden, ob er das Geld bereits überwiesen hat. Das kann per Telefon, Brief oder auch per E-Mail erfolgen.
Kunden, bei denen die Rechnung einfach im Trubel untergegangen ist, werden nun schnell bezahlen, um weitere Unannehmlichkeiten zu vermeiden. Zusätzlich wirst Du sicherlich als nett wahrgenommen, denn Du hast vor einer Mahnung höflich nachgefragt. In der Regel sollte das Geld nun schnell auf Deinem Konto ankommen.
Zahlungsziel liegt mehr als 10 Tage zurück
Wir haben die 10 Tage lediglich als Beispiel herangezogen, denn im Prinzip gibt es bei Zahlungsverzug keine Mahnfristen. Eigentlich müsstest Du nicht warten, bevor Du eine Mahnung verschickst. Am besten ist es natürlich, wenn Du auf der Rechnung einen Hinweis vermerkst, bis wann das Geld auf Deinem Konto eingegangen sein soll. Achte aber darauf, dass das Zahlungsziel auch zu den Vereinbarungen in eventuellen Verträgen passt. Alternativ verweist Du auf Deine AGB und die darin allgemein gültigen Zahlungsbedingungen.
Warum also trotzdem warten und nicht sofort mahnen?
Im Geschäftsleben ist es sehr wichtig, einen guten Eindruck zu machen und diesen aufrecht zu halten. Du willst weder als ungeduldig erscheinen, noch soll Dir jemand unterstellen, dass Du so knapp bei Kasse bist, dass Du ohne das Geld des Kunden Deine eigenen Rechnungen nicht bezahlen kannst.
Trotzdem musst Du nach einer angemessenen Zeit Kontakt zu Deinem Kunden aufnehmen, denn Du möchtest ebenfalls nicht als gleichgültig wahrgenommen werden. Wenn Kunden einmal das Gefühl haben, sich bei Dir reichlich Zeit für den Ausgleich von Rechnungen nehmen zu können, wirst Du dieses Verhalten nur sehr schwer wieder umwandeln können. Gerade bei größeren Kunden und Konzernen solltest Du ein individuell angepasstes Zahlungsziel vereinbaren. Rechnungen müssen hier in der Regel von mehreren Personen bearbeitet und geprüft werden. In 14 Tagen ist dies nur schwer zu realisieren.